نبذة عن أقسام دائرة القبول والتسجيل:
1 . قسم القبول والتسجيل
يعتبر قسم القبول والتسجيل مركزاً للعمليات المرتبطة بالطلبة الراغبين في الالتحاق بالجامعة والدارسين فيها، فهو بوابة الطلبة للخدمات الرئيسية واليومية، حيث يقوم بمتابعة قبول وتسجيل الطلبة ومتابعة قضاياهم وحفظ ملفاتهم من بداية دخولهم الجامعة حتى تخرجهم، وقد عمد القسم على توفير الخدمات الكترونيا مما يوفر على الطلبة الكثير من الوقت والجهد.
- شعبة القبول:
تتولى شعبة القبول المهام التالية:
- توفير طلبات الالتحاق للراغبين بالدراسة معززة بالمعلومات اللازمة، وشروط القبول، ومتطلبات الالتحاق.
- استقبال طلبات الالتحاق من الراغبين بالدراسة في الجامعة.
- تدقيق الوثائق والتحقق من صحة المعلومات المقدمة من الراغبين بالدراسة.
- تزويد الطلبة المستوفين لشروط القبول بإشعارات قبولهم.
- شعبة التسجيل
تتولى شعبة التسجيل المهام التالية:
- تسجيل الطلبة المقبولين في التخصصات المختلفة وإصدار البطاقات والأرقام الجامعية لهم.
- حفظ وثائق الطلبة.
- متابعة التحصيل العلمي للطلبة المسجلين.
- استخراج الوثائق والإفادات حسب الأصول.
- شعبة الإرشاد الأكاديمي والاستقبال
تتولى شعبة الارشاد الأكاديمي والاستقبال المهام التالية:
- الاستقبال والترحيب بالطلبة الجدد.
- تقديم المعلومات الأكاديمية والإرشادية للطلبة وزيادة وعيهم برسالة الجامعة وأهدافها وأنظمتها.
- متابعة الطلاب أكاديمياً ومساعدتهم على إنجاز دراستهم بكفاءة ودعم جهود الجامعـة في توفير بيئة تعليمية سليمه لتخريج طلبة مؤهلين لسوق العمل.
- مساعدة الطلاب على التّعرف على التخصصات العلمية التي تلائم قدراتهم الذهنية وميولهم.
- توجيه الطلاب المتعثرين دراسياً وإرشادهم والاهتمام بهم ومتابعتهم لرفع مستواهم العلمي ومساعدتهم في التغلب على ما يواجهون من عقبات.
- تزويد الطلاب بالخبرة والرأي العلمي حول تنظيم أوقاتهم وحسن استثمارها للحصول على أفضل الأساليب في الدراسة والتحصيل الجيد.
- شعبة الخريجين:
تتولى شعبة الخريجين المهام التالية:
- تقوم بتسليم ملفات الطلبة الخريجين والمنسحبين والمحولين.
- استقبال المراجعين وإصدار بدل الوثائق المفقودة والمصادقة على صور الوثائق والسجلات.
- تحرير الشهادات لجميع الدرجات العلمية.
- ترجمة وثائق التخرج لجميع الدرجات العلمية.
- إصدار دليل للخريجين ويتم توزيعه أثناء حفل التخرج في نهاية كل عام دراسي.
- التصديق على صور الوثائق والشهادات والافادات والتوقيع عليها للطلاب الراغبين في تصديقها من وزارة الخارجية.
- الرد على المكاتبات من الملحقيات والسفارات والوزارات ذات الصلة بالتعليم للاستفسار عن صحة الوثائق للمتقدمين لتكملة الدراسة أو الراغبين في التوظيف، وتدقيق الوثائق ومن ثم إفادتهم.
2. قسم الوثائق والبيانات:
- شعبة الوثائق والأرشفة:
تهدف شعبة الوثائق والأرشفة إلى تنظيم وحفظ بيانات الدائرة سواء كان ورقيا أو الكترونيا مما يتيح سهولة الوصول إليها، وتتولى المهام التالية:
- متابعة وأرشفة ملفات الطلبة.
- أرشفة قضايا الطلبة والملفات الصادرة والواردة.
- متابعة وأرشفة بيانات الخريجين.
- ضبط ومتابعة عملية حماية البيانات والنسخ الاحتياطي.
- متابعة الموقع الالكتروني لدائرة القبول والتسجيل في الجامعة وتحديث المعلومات والاعلانات اللازمة.
- تسجيل الخطط الدراسية الجديدة للبرامج الاكاديمية ومتابعة التعديلات الواردة من الكليات على الخطط وتدقيق ترقيم المساقات.
- شعبة الإحصاء والمتابعة:
تقوم شعبة الإحصاء بتحويل البيانات الخاصة بالدائرة في شتى مجالات القبول والتسجيل والخريجين إلى إحصائيات ورسومات بيانية وأرقام، وهي تتولى مهمة تجهيز البيانات وعمل الاحصائيات اللازمة للطلبة المقبولين والمسجلين والخريجين ورفع التقارير اللازمة لذلك لجهات الاختصاص.
سكرتاريا دائرة القبول والتسجيل:
تتولى السكرتاريا في الدائرة المهام الإدارية والمكتبية كما يلي:
- التحضير للاجتماعات وكتابة وتوزيع محضر الاجتماع.
- الرد على المكالمات الخارجية الواردة الى الجامعة والدائرة على حد سواء.
- تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل الاعتماد.
- تنظيم وأرشفة البريد الصادر والوارد.
- اتباع نظام الجودة في إجراءات السكرتاريا.
